Política de Privacidade e Proteção de Dados — HairLink

1. Quem trata seus dados

A HairLink é operada por KAPPIA LTDA., CNPJ 69.494.592/0001-41, R. Joaquim Antunes, 470, complemento SALA 1 SETOR COM HELBOR SUP PINH, Pinheiros, São Paulo/SP, CEP 05415-001. A KAPPIA atua como controladora dos tratamentos cujas finalidades e meios determina.

Solicitações de privacidade, acesso, correção e exclusão podem ser enviadas a suporte@myhairlink.com.br, com assunto “Privacidade” ou “Excluir conta”. O atendimento é realizado pela equipe da KAPPIA. O canal atende também quem não consegue entrar na conta ou já desinstalou o aplicativo. Não envie senhas, códigos de autenticação ou dados de pacientes.

2. Abrangência e pacientes

Esta Política se aplica aos dados de médicos, assistentes e pessoas que interagem com os canais da HairLink. A plataforma conecta profissionais e organiza oportunidades; não se destina a pacientes, atendimento clínico ou armazenamento de prontuários.

Não envie dados que identifiquem pacientes, imagens clínicas identificáveis, exames ou prontuários em chats, perfis, oportunidades ou arquivos. Se houver envio indevido, a plataforma deverá avaliar contenção, restrição de acesso, eliminação e demais medidas cabíveis. A proibição não significa que toda ocorrência será detectada automaticamente.

3. Informações fornecidas

Conforme o perfil e o recurso utilizado, tratamos as seguintes informações:

• identificação e contato: nome, e-mail, telefone, data de nascimento e, para assistentes, CPF ou documento estrangeiro admitido no fluxo;
• documentação: foto do documento, registro profissional informado e certificados enviados;
• perfil profissional: foto, experiência, habilidades, técnicas, idiomas, disponibilidade, regiões atendidas, deslocamento e informações sobre viagens;
• médico e estabelecimento: CRM, dados e fotos da clínica e informações de endereço;
• condições econômicas: valores, adicionais e condições de oportunidades ou contratações;
• conteúdo de mensagens, avaliações, denúncias e pedidos de suporte.

Nem todo dado é solicitado a todo usuário. Os campos obrigatórios e opcionais são indicados no cadastro ou na funcionalidade correspondente. A coleta de foto ou cópia de documento, por si só, não significa sua utilização para reconhecimento biométrico.

4. Informações de uso e técnicas

O uso gera registros de candidaturas, convites, seleção, equipes, agenda, confirmações, alterações, cancelamentos, presença, histórico, avaliações e eventos da conta. Funcionalidades financeiras geram identificadores e estados de cobranças e transações, valores e registros de conciliação ou contestação; registros de teste não comprovam movimentação real.

A infraestrutura de autenticação e hospedagem trata registros técnicos necessários ao funcionamento e à segurança, como endereço IP, data e hora, sessão, navegador, dispositivo, erros e eventos de segurança. Para notificações, utilizamos identificadores de assinatura do navegador ou tokens do dispositivo e informações técnicas de entrega. O tratamento é limitado às finalidades e aos critérios de conservação desta Política.

5. Para que usamos os dados e fundamentos

Utilizamos os dados necessários às seguintes finalidades e bases legais:

• Finalidade: Criar conta, autenticar e prestar funcionalidades contratadas; Dados principais: Cadastro, sessão, perfil e preferências; Base legal: Execução de contrato e procedimentos preliminares solicitados pelo titular
• Finalidade: Conectar profissionais e organizar oportunidades; Dados principais: Perfil, habilidades, disponibilidade, agenda, convites e mensagens; Base legal: Execução de contrato e procedimentos preliminares
• Finalidade: Registrar e operar condições econômicas efetivamente disponíveis; Dados principais: Identificação necessária, valores, transações e estados de pagamento; Base legal: Execução de contrato; obrigações legais pertinentes
• Finalidade: Cumprir obrigações legais e ordens válidas; Dados principais: Registros estritamente necessários à obrigação; Base legal: Cumprimento de obrigação legal ou regulatória e demais hipóteses pertinentes
• Finalidade: Prevenir fraude, proteger contas e investigar abuso; Dados principais: Eventos, registros técnicos e informações da ocorrência; Base legal: Legítimo interesse para dados não sensíveis, quando cabível, com necessidade, ponderação e salvaguardas; obrigação legal ou exercício de direitos conforme o caso
• Finalidade: Resolver disputas e exercer direitos; Dados principais: Registros da relação e evidências necessárias; Base legal: Exercício regular de direitos nos termos legais
• Finalidade: Enviar publicidade ou usar imagem fora da operação ordinária; Dados principais: Contato ou imagem necessários à finalidade específica; Base legal: Fundamento próprio e, quando exigido, consentimento ou autorização específicos

A indicação de uma finalidade não torna todos os dados obrigatórios nem autoriza coleta excessiva. O legítimo interesse é utilizado somente quando cabível, com avaliação de necessidade, impactos e salvaguardas. A ciência desta Política não equivale a consentimento genérico.

6. Dados sensíveis e motivos de cancelamento

Campos livres e motivos de ausência podem revelar informações de saúde mesmo sem serem destinados a isso. Informe somente o necessário, sem diagnóstico, laudo ou dados de pacientes. Documentação sensível não deve ser publicada no perfil ou em avaliações.

O tratamento de dados sensíveis exige hipótese específica do art. 11 da LGPD, acesso restrito e finalidade determinada. Legítimo interesse e execução contratual, isoladamente, não substituem essa hipótese. A inserção voluntária de uma informação não autoriza qualquer uso posterior. Uma eventual necessidade de comprovação deverá ser avaliada em canal restrito antes da coleta.

7. O que outros usuários podem consultar

Informações de perfil profissional, habilidades, experiência e disponibilidade são utilizadas para avaliação de oportunidades e seleção. O médico pode consultar informações pertinentes à escolha. A apresentação dos dados do médico e do local depende do caminho e do estado da proposta: um convite direto pode revelar informações da proposta antes de uma contratação paga.

No fluxo regular, a liberação de contato depende das condições financeiras da contratação e é diferente da abertura de conversa. Conforme a modalidade e a etapa, informações do médico, da clínica ou do local podem ser exibidas antes do pagamento para permitir a avaliação da proposta. O usuário deve utilizar os dados recebidos somente para a finalidade profissional correspondente.

Documentos de identidade não são destinados à divulgação pública. Certificados e documentos profissionais podem ser disponibilizados a usuários autorizados para avaliação do perfil e da contratação, conforme a funcionalidade. O recebimento ou a visualização de um documento não representa autenticação ou certificação da habilitação pela HairLink. É vedada sua divulgação ou utilização fora da finalidade autorizada.

8. Mensagens, avaliações e decisões automatizadas

Mensagens são processadas para permitir a comunicação entre os participantes. A equipe da HairLink pode acessá-las quando necessário para suporte, investigação de denúncias, segurança, exercício de direitos ou cumprimento de obrigação legal, com acesso restrito à finalidade pertinente. As conversas não utilizam criptografia de ponta a ponta.

Notas, comentários e registros de participação podem compor avaliações e indicadores de histórico. Os destinatários dependem da funcionalidade: informações de reputação podem aparecer no perfil, enquanto comentários e registros restritos ficam limitados aos participantes e à equipe autorizada. Esses indicadores não certificam habilitação profissional nem garantem qualidade futura. Informações incorretas ou abusivas podem ser contestadas pelo suporte.

Regras automáticas podem influenciar disponibilidade, acesso a funcionalidades e estados de contratação. O titular pode solicitar correção de dados e revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado que afetem seus interesses, nos termos da LGPD, além de informações sobre critérios e procedimentos, respeitados os limites legais de segredo comercial e industrial.

9. Prestadores e compartilhamentos

A KAPPIA utiliza os seguintes serviços nas finalidades indicadas:

• Serviço: Supabase; Finalidade e categorias de dados: Autenticação, banco de dados e arquivos da aplicação: dados cadastrais, profissionais, conteúdo e registros operacionais necessários às funcionalidades utilizadas
• Serviço: Vercel; Finalidade e categorias de dados: Hospedagem e execução da aplicação: requisições, dados transmitidos às funcionalidades, endereço IP e registros técnicos necessários à operação e segurança
• Serviço: Hostinger; Finalidade e categorias de dados: Entrega dos e-mails de autenticação pelo serviço SMTP: endereço do destinatário, conteúdo da mensagem e informações técnicas da entrega
• Serviço: Apple e serviços de entrega de notificações do navegador, como Google ou Mozilla, conforme o dispositivo e a permissão concedida; Finalidade e categorias de dados: Entrega de notificações web ou do aplicativo, com token ou identificador de assinatura, informações técnicas, mensagem de aviso e, quando disponível, contador de itens não lidos
• Serviço: Asaas; Finalidade e categorias de dados: Provedor definido para processamento dos pagamentos e repasses: dados de identificação e financeiros necessários à operação, valores, identificadores e estados das transações. Enquanto a operação estiver identificada como teste, seu processamento não representa movimentação de dinheiro real

A entrega de notificações depende do dispositivo, navegador e permissões. No iPhone, o aplicativo pode utilizar o serviço Apple Push Notification service (APNs); no fluxo web, são utilizados os serviços de push compatíveis com o navegador. São enviados os identificadores e dados técnicos necessários à entrega e avisos sobre mensagens ou eventos. O conteúdo detalhado da conta é acessado após autenticação e as verificações de permissão da aplicação.

O compartilhamento deve se limitar ao necessário para a finalidade pertinente. Prestadores podem atuar como operadores sob instruções da KAPPIA ou como controladores de tratamentos próprios, conforme sua atividade e suas obrigações legais. A contratação de infraestrutura não afasta as responsabilidades próprias da KAPPIA.

Informações também podem ser compartilhadas quando necessárias ao cumprimento de lei ou ordem válida, à prevenção de fraude e ao exercício regular de direitos, com avaliação da necessidade e dos destinatários. Não se autoriza compartilhamento indiscriminado ou venda de dados pessoais.

As páginas dos fornecedores apresentam informações complementares sobre seus serviços: Supabase (https://supabase.com/legal/customer-resources/data-processing-addendum), Vercel (https://vercel.com/legal/dpa) e Hostinger (https://www.hostinger.com/legal/dpa). Esses documentos não substituem esta Política nem o canal de atendimento da KAPPIA.

10. Fotos e armazenamento

Os documentos de identidade e arquivos profissionais utilizam controles de acesso conforme sua finalidade. Fotos de perfil podem ficar em armazenamento com endereço público: quem tiver esse endereço poderá visualizá-las, inclusive fora de uma sessão da plataforma. Não use fotos de perfil para divulgar documentos ou informações clínicas.

O acesso a documentos restritos é destinado a pessoas autorizadas e pode utilizar links temporários. O usuário não deve compartilhar esses links, copiar ou divulgar documentos fora da finalidade permitida. A exclusão de arquivos segue os critérios de conservação e atendimento a direitos desta Política.

11. Cookies, localização e publicidade

Utilizamos cookies e armazenamento local para autenticação, manutenção de sessão, preferências e funcionamento técnico. A adoção de tecnologias não essenciais que exijam escolha ou consentimento dependerá de informação específica e de mecanismo adequado para o usuário manifestar sua preferência.

Utilizamos localização informada pelo usuário, como cidade, região de atuação e endereço da clínica ou procedimento. O uso de recursos do aparelho depende das permissões solicitadas pelo aplicativo, navegador ou sistema operacional. Autorizar notificações não concede, por si só, acesso à localização, aos contatos ou a outros recursos.

A HairLink não vende dados pessoais e não utiliza o aceite dos Termos como autorização para publicidade comportamental. Não utilizamos pixels de publicidade comportamental na aplicação. Os fornecedores de infraestrutura, o navegador e as lojas podem manter registros operacionais conforme suas próprias atividades e políticas. A introdução de rastreamento adicional será acompanhada de transparência e dos mecanismos de escolha exigíveis.

12. Notificações e contato

Comunicações sobre conta, segurança, oportunidades e compromissos podem utilizar recursos internos, e-mail e push quando habilitados. Você pode alterar permissões do dispositivo ou navegador; a revogação de push não encerra a conta. Algumas comunicações operacionais continuam necessárias à prestação do serviço.

Prévias de notificações podem aparecer na tela bloqueada conforme a configuração do dispositivo. Evite compartilhar o acesso ao aparelho. Publicidade deve ser separada das comunicações essenciais e respeitar as escolhas e requisitos aplicáveis. Não se garante entrega imediata ou infalível de mensagens.

13. Segurança e incidentes

A Kappia adota medidas técnicas e administrativas de segurança, controles de acesso e procedimentos de resposta a incidentes proporcionais aos riscos do tratamento. Nenhum sistema oferece proteção absoluta. Mantemos nossos deveres de prevenção, correção e responsabilização previstos na legislação.

Quando um incidente preencher os requisitos legais ou regulamentares de comunicação à ANPD ou aos titulares, a KAPPIA deverá realizar as comunicações pertinentes nos prazos aplicáveis e adotar as medidas necessárias. Suspeitas e relatos podem ser enviados ao canal de privacidade. Não envie senha ou código de autenticação no relato.

14. Retenção e descarte

A conservação segue a finalidade de cada categoria. Não se conserva toda a conta indefinidamente porque houve uma contratação anterior.

• Categoria: Perfil, preferências, fotos e documentos dispensáveis; Critério de conservação e encerramento: Pelo período necessário à conta e às funcionalidades utilizadas. No pedido de exclusão, remoção ou anonimização em até 30 dias corridos, ressalvados somente os registros cuja conservação tenha fundamento específico
• Categoria: Registros de acesso à aplicação sujeitos ao art. 15 do Marco Civil da Internet; Critério de conservação e encerramento: Seis meses a partir do acesso, nos casos abrangidos pela obrigação legal; conservação adicional somente por fundamento próprio, como ordem de preservação válida
• Categoria: Contratações, transações e documentos fiscais; Critério de conservação e encerramento: Pelo prazo da obrigação legal efetivamente aplicável ou da necessidade de exercício de direitos. O registro conservado deve ter categoria, motivo e critério de revisão identificados; isso não autoriza manter fotos ou documentos de identidade sem necessidade
• Categoria: Evidências dos Termos e do atendimento; Critério de conservação e encerramento: Somente o conteúdo e os identificadores necessários à comprovação da relação, ao atendimento ou ao exercício de direitos, com revisão da necessidade de conservação
• Categoria: Mensagens e avaliações; Critério de conservação e encerramento: Durante sua utilidade para a relação entre participantes; após pedido de exclusão, remover ou anonimizar dados dispensáveis e separar eventual evidência necessária à solução de disputa ou ao exercício de direitos
• Categoria: Assinaturas de notificações; Critério de conservação e encerramento: Enquanto necessárias à entrega autorizada; a revogação, a expiração da assinatura ou o encerramento da conta exige tratamento conforme o caso
• Categoria: Backups de banco; Critério de conservação e encerramento: Cópias diárias em janela de recuperação do plano contratado. O plano Supabase Pro utilizado mantém uma janela de recuperação de sete dias. Não se trata de prazo para manter dados dispensáveis no sistema ativo

As cópias diárias de banco não incluem os arquivos do Storage. A exclusão de fotos e documentos exige tratamento dos próprios arquivos, além dos registros no banco. Uma restauração não pode devolver ao uso ordinário dados cuja exclusão já deva ser respeitada; os registros mínimos necessários para reaplicar a exclusão devem ser protegidos.

Para registros conservados após um pedido, a resposta deve informar as categorias, o fundamento e o critério de encerramento ou revisão. Uma necessidade de defesa ou de cumprimento legal deve ser individualizada, com acesso limitado. O prazo de uma obrigação fiscal não se aplica automaticamente a todo dado pessoal ou a todas as operações.

15. Exclusão da conta e dos dados

Você pode solicitar a exclusão pelo e-mail suporte@myhairlink.com.br, com o assunto “Excluir conta HairLink”, ou pelos recursos de exclusão disponibilizados no aplicativo e na página pública correspondente. Use, se possível, o e-mail cadastrado. O pedido também pode ser feito sem acesso à conta ou sem reinstalar o aplicativo.

A identidade será conferida de modo proporcional antes da disponibilização ou exclusão dos dados. Não envie senha, código de acesso ou cópia de documento sem solicitação justificada em canal adequado. O compromisso operacional é atender ao pedido de exclusão em até 30 dias corridos, sem reinício do prazo por simples consulta ou reenvio, ressalvadas as conservações legalmente justificadas informadas na resposta.

Compromissos, dívidas e disputas não impedem receber o pedido. O encerramento do acesso, o tratamento das obrigações e a eliminação dos dados são etapas distintas. A resposta deve informar quais dados foram eliminados e quais registros precisam ser conservados, com fundamento e critério de revisão. A conta inteira não pode ser conservada apenas porque houve uma contratação anterior.

Mensagens ou registros ligados a outros participantes exigem avaliação específica; a existência de outro participante não autoriza retenção irrestrita. Dados em backup devem ficar fora do uso ordinário e seguir o ciclo e as medidas descritos na política operacional efetiva.

16. Seus direitos

Nos termos legais, você pode solicitar confirmação de tratamento, acesso, correção, anonimização, bloqueio ou eliminação de dados excessivos ou irregulares, portabilidade quando aplicável, informação sobre compartilhamentos, informação sobre consentimento e suas consequências, revogação do consentimento, eliminação de dados tratados nessa base, oposição nos casos cabíveis e revisão de decisões automatizadas.

O pedido é gratuito e pode ser enviado ao canal de privacidade. Confirmação e acesso devem observar a forma e os prazos do art. 19 da LGPD: resposta simplificada imediatamente ou declaração clara e completa em até 15 dias, ressalvado regime legal específico efetivamente aplicável. O compromisso de 30 dias para exclusão não amplia esses prazos.

Se não for possível atender imediatamente a uma providência, a resposta deve explicar as razões pertinentes e, quando cabível, indicar o agente responsável. O atendimento não impede petição à ANPD, reclamação aos órgãos competentes ou exercício judicial de direitos.

17. Tratamento fora do Brasil

Dados da HairLink são tratados em infraestrutura de fornecedores nos Estados Unidos, incluindo hospedagem, execução da aplicação e banco de dados. Portanto, o tratamento não ocorre exclusivamente no Brasil. Outros países podem estar envolvidos no suporte e na infraestrutura dos serviços contratados, conforme as atividades e os subcontratados de cada fornecedor.

Supabase e Vercel processam os dados necessários à autenticação, armazenamento, hospedagem e execução das funcionalidades durante sua utilização e conforme os critérios de conservação desta Política. Serviços de e-mail e de entrega de notificações também podem envolver infraestrutura ou suporte fora do Brasil. A localização da sede de um fornecedor não identifica, por si só, todos os países de processamento ou de acesso de seus subcontratados.

As transferências internacionais estão sujeitas à LGPD e à regulamentação da ANPD, com o mecanismo legal e as garantias aplicáveis a cada operação. A Kappia é responsável por documentar e manter essas condições. A ciência desta Política não constitui consentimento específico para transferência internacional nem substitui as garantias exigidas.

Você pode solicitar informações sobre destinatários, países, categorias, finalidades, períodos e garantias pelo e-mail suporte@myhairlink.com.br. Quando cabível, pode pedir cópia das cláusulas utilizadas para a transferência, observados os segredos comercial e industrial e o prazo aplicável de 15 dias, sem prejuízo de seus demais direitos e do direito de peticionar à ANPD.

18. Idade e atualizações

O serviço se destina a maiores de 18 anos. A identificação de cadastro de pessoa sem a idade exigida deve receber tratamento adequado, incluindo restrição e análise dos dados, conforme as normas aplicáveis.

Esta Política identifica sua versão, data de atualização e vigência. Mudanças relevantes serão informadas adequadamente. Uma nova finalidade que exija consentimento dependerá de solicitação específica; continuar usando o serviço não representa autorização irrestrita. Reorganizações societárias devem preservar fundamentos, transparência e direitos dos titulares. Aplicam-se as leis brasileiras, sem renúncia aos direitos assegurados em lei.